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04.06.2020 - 11:12 | Por Luiz Queiroz
PRODERJ cria gerências com foco no aprimoramento da gestão interna

Aprimoramento da gestão interna. Esse tem sido o foco do PRODERJ com o objetivo de resgatar o papel da autarquia como integradora e fornecedora de soluções tecnológicas para o Estado do Rio de Janeiro. No último mês de março, foram criadas, pela Diretoria de Projetos e Inovação (DPI), a Gerência de Mapeamento de Processos e Inovação (GMPI) e a Gerência de Controle de Demandas (GCD). Essas gerências visam, prioritariamente, o aprimoramento da gestão interna, por meio da implementação de metodologias e ferramentas que estão incrementando a eficiência administrativa da autarquia.

 

A aplicação do mapeamento de processos é parte do modelo de gestão empresarial orientada a processos, que resulta nos seguintes benefícios:

 

- eliminação das atividades que não agregam valor, tais como: atividades repetidas, redundantes, desnecessárias e burocráticas, controles excessivos e retrabalho;

 

- padronização das atividades e processos;

 

- melhor dimensionamento do número de funcionários por setor e competências necessárias;

 

- alinhamento com o Plano Diretor do PRODERJ, contribuindo para a criação de indicadores nos processos que possibilitem o acompanhamento dos objetivos, diretrizes e metas planejadas;

 

- redução de custos operacionais;

 

- entendimento dos macroprocessos transversais, que ultrapassam os limites dos setores.

 

O mapeamento de processos no PRODERJ vem sendo conduzido em três fases, abrangendo todos os setores da autarquia. Na primeira fase, os processos de cada setor são levantados por meio de entrevistas e estudo da documentação pertinente, cujo resultado é o mapeamento do processo “AS IS”, ou seja, como as atividades são realizadas atualmente. “Nesta fase inicial, os benefícios já podem ser percebidos, pois o grande volume de conhecimento tácito de cada servidor é, pela primeira vez, documentado, o que facilita de imediato a gestão do setor”, explica o Gerente da GMPI, Bruno Cunha.

 

Na segunda fase, serão realizadas reuniões de trabalho, em cada setor mapeado, para se discutir e encontrar as falhas e problemas, por meio da realização de análises (de fluxograma, de dados, de causa raiz). Por fim, a terceira fase é destinada ao aprimoramento dos processos do PRODERJ, quando serão debatidas as falhas e problemas levantados, a fim de se chegar às oportunidades de melhoria a serem implementadas nos processos, que poderão ser revisados, extintos ou criados.

 

Resgate do protagonismo do PRODERJ

 

Com a assinatura pelo Governador Wilson Witzel, no último dia 31 de março, do Decreto n° 47.011/2020, cabe ao PRODERJ realizar os procedimentos licitatórios de registro de preços para atendimento das demandas dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual no que se refere às contratações das soluções de Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC), bem como de outros serviços e bens da mesma natureza, o que devolve à autarquia o protagonismo estadual no campo da TIC.

 

O trabalho desenvolvido na Gerência de Controle de Demandas, aliado ao mapeamento de processos transversais, está permitindo ao PRODERJ controlar melhor o fluxo de seus trâmites administrativos internos de forma a conduzir, com eficiência, transparência e agilidade tais contratações de serviços que beneficiarão a administração pública estadual.

 

“Trata-se de uma nova concepção de estrutura organizacional da Diretoria de Projetos e Inovação (DPI), na qual foi inserida uma gerência de mapeamento de processos que irá realizar esse trabalho continuamente. A DPI tem uma função muito transversal no PRODERJ, ou seja, ela aprimora a gestão interna. Nós da GMPI cuidamos do mapeamento e documentação dos processos de todos os setores. Mesmo trabalhando com uma equipe enxuta e com esse trabalho tendo se iniciado em meio à pandemia, com as pessoas trabalhando remotamente, estamos produzindo normalmente, fazendo as entrevistas de forma online, o que, na verdade, gerou até uma melhora na produtividade, pois está mais fácil de se conectar com os servidores virtualmente ou pelo celular. Já fizemos o mapeamento dos processos da DPI, do setor de Segurança da Informação e agora estamos no RH, que é um dos setores do PRODERJ com grande número de processos”, detalha Bruno Cunha.

 

Controle eficiente das demandas

 

O principal papel da Gerência de Controle de Demandas (GCD) consiste em elaborar e utilizar ferramentas que possibilitem monitorar todas as requisições destinadas ao PRODERJ, advindas do âmbito interno ou provenientes de órgãos externos à autarquia.

 

“Estratificamos o progresso de cada demanda, em conformidade com o Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ) e em cada unidade atuante; Diretorias e Gerências, promovendo atualizações de ‘status’ que permitem estabelecer relatórios que contribuirão para a tomada de decisão, potencializando o alcance das metas estabelecidas. Nesse contexto, colaboramos com informações diárias pertinentes a cada atividade mapeada, produzindo indicadores que permitem a análise do cenário atual e que poderão ser utilizados na criação de estratégias de melhorias, uma vez que permitem a identificação de eventualidades”, detalhou Mary de Paula Ferreira, Gerente Substituta da GCD.

 

A Gerente destaca ainda a relevância da missão da GCD, uma vez que controles promovem celeridade, economicidade, garantem a aderência dos processos internos ao planejamento estratégico e evitam desvios de diretrizes.

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